Wie man mehr PTO fördert und Mitarbeiter auf den Urlaub vorbereitet
Bei Loop geht es um Lebensqualität. Unsere Ohrstöpsel helfen Menschen, unerwünschte Geräusche zu reduzieren, die ihre psychische Gesundheit und ihr Wohlbefinden beeinträchtigen können.
Aber wir wissen, dass das nicht das Einzige ist, was die Lebensqualität beeinträchtigen kann. Wir müssen das Thema von allen Seiten angehen - sowohl bei der Arbeit als auch zu Hause. Wir versuchen immer, unser Team zu ermutigen, ihr bestes Leben zu leben, was auch immer das für sie bedeutet. Das kann eine Weltreise sein (im Urlaub oder während der Arbeit im Rahmen unserer Workaway-Politik), eine Auszeit, um die Dinge zu tun, die sie lieben, oder eine Arbeitsweise, die besser zu ihnen passt.
Und weißt du, was wir herausgefunden haben? Glücklichere Mitarbeiter sind produktiver. Urlaub ist ein Instrument wie jedes andere, um das Beste aus deinem Team herauszuholen.
Aber manchmal kann es schwierig sein, Mitarbeiter/innen zu ermutigen, Urlaub zu nehmen - und es kann für Unternehmen schwierig sein, die Arbeitsbelastung zu bewältigen, wenn Mitarbeiter/innen in den Urlaub fahren. Hier ist unser Leitfaden mit allem, was wir über stressfreien Urlaub gelernt haben - für Arbeitnehmer/innen und Arbeitgeber/innen gleichermaßen.
Urlaub der Arbeitnehmer: aktueller Stand der Dinge
Wir alle kennen das Gefühl, das man im Urlaub hat, das Gefühl der glücklichen Entspannung - egal wie gestresst man sich vor dem Urlaub gefühlt hat, sobald man dort ist, scheinen alle Sorgen des Alltags zu schmelzen.
Bei deinen Mitarbeitern ist das nicht anders.
Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist heute für viele Arbeitnehmer/innen ein zentrales Thema, denn eine enorme Anzahl von Arbeitnehmer/innen berichtet, dass sie bei der Arbeit ausgebrannt sind. In der Tat eine Studie der Society for Human Resource Management (SHRM) ergab, dass sich fast die Hälfte aller Beschäftigten (41 %) bei der Arbeit ausgebrannt fühlt.
Und wenn sich Mitarbeiter/innen ausgebrannt fühlen? Dann können sie nicht ihr Bestes geben. Sie leiden unter einer schlechten Arbeitsmoral, engagieren sich weniger für ihre Arbeit, ihre Kolleginnen und Kollegen und das Unternehmen als Ganzes, machen mehr Fehler und verlassen vielleicht sogar ihren Arbeitsplatz.
Eine Möglichkeit zur Verbesserung der Work-Life-Balance für Arbeitnehmer und Burnout zu vermeiden? Bezahlte Auszeiten.
Und doch nehmen nicht genug Amerikaner/innen ihre PTO in Anspruch. Anders als in Europa, wo es strenge Vorschriften für die Anzahl der Urlaubstage gibt, die Arbeitnehmer/innen nehmen müssen, gibt es in den USA keine solchen Richtlinien. Und das hat zur Folge, 42% der US-Arbeitnehmer in den letzten 12 Monaten keinen Urlaub genommen haben.
Warum ist es so wichtig, dass Arbeitnehmer Urlaub nehmen?
Ist es wirklich so schlimm, wenn Arbeitnehmer/innen ein Jahr lang keinen Urlaub genommen haben? Mit einem Wort: ja.
Wir haben bereits die Work-Life-Balance erwähnt. Durch Urlaub können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dafür sorgen, dass die Waage zwischen Arbeit und Freizeit ausgeglichener ist und sie Zeit haben, sich zu erfrischen und neue Energie zu tanken.
Und sie können sogar unsere körperliche Gesundheit verbessern. Eine Studie hat ergeben, dass Urlaub das Risiko von Herzkrankheiten verringert. Die Forscherinnen und Forscher verfolgten ihre Probanden über einen Zeitraum von neun Jahren und fanden heraus, dass diejenigen, die häufiger Urlaub machten, länger und gesünder lebten und dass Männer, die mehrere Jahre hintereinander keinen Urlaub machten, ein um 30 % höheres Risiko für einen Herzinfarkt hatten.
Kurz gesagt: Urlaub macht deine Mitarbeiter/innen gesünder und glücklicher. Mitarbeiter, die sich eine Auszeit nehmen, berichten, dass sie sich weniger gestresst fühlen, weniger Angst haben und weniger depressiv sind.
Und Untersuchungen haben ergeben, dass Mitarbeiter, die glücklicher sind, produktiver sind. Die Universität Oxford fand heraus, dass glücklichere Mitarbeiter 13% produktiver sind - und sie müssen nicht mehr Stunden auf der Arbeit verbringen als ihre weniger glücklichen Kollegen. Sie sind einfach in der Lage, in der Zeit, die sie bei der Arbeit verbringen, mehr zu erreichen.
Eine andere Studie von Mark Rosekind von Alertness Solutions untersuchte die Auswirkungen von Urlaub auf die Produktivität. Er fand heraus, dass der Erholungseffekt eines Urlaubs die Leistung um 80% steigern kannund dass sich die Reaktionszeit von Arbeitnehmern, die nach einem Urlaub zur Arbeit zurückkehren, um 40 % erhöht.
Es ist klar, dass der Urlaub der Mitarbeiter allen zugute kommt. Wie kannst du also sicherstellen, dass deine Mitarbeiter ihren Urlaub nehmen und das Unternehmen nicht unter den Aufgaben leidet, die sie zurücklassen?
Vorbereitungen für den Urlaub
Der erste Schritt besteht darin, die Hindernisse zu verstehen, die dein Team davon abhalten, die PTO zu nutzen. Wenn du feststellst, dass deine Mitarbeiter/innen nicht ihr gesamtes PTO-Kontingent in Anspruch genommen haben, kann das verschiedene Gründe haben, z. B:
- Sie haben vielleicht das Gefühl, dass sie zu viel zu tun haben, um sich freizunehmen
- Sie haben niemanden, dem sie die Arbeit übertragen können
- Sie haben Angst, dass ihr Vorgesetzter sie für nicht fleißig hält, wenn sie Urlaub nehmen
- Sie denken, dass sie bei Beförderungen übergangen werden könnten
- Sie können es sich nicht leisten, in den Urlaub zu fahren
- Sie haben Angst, dass sie sich nicht entspannen können, wenn sie weg sind
Hier sind einige Möglichkeiten, wie du diese Sorgen lindern und Pläne aufstellen kannst, damit deine Mitarbeiter/innen im Urlaub völlig abschalten können.
Normalisieren Sie das Sprechen über die Arbeitsbelastung
Je eher du verstehst, wie viele Aufgaben dein Team zu bewältigen hat, desto eher kannst du ihnen helfen, ihre Work-Life-Balance wiederherzustellen.
Wenn du weißt, was in deinem Team vor sich geht, kannst du besser planen, wie die Aufgaben zwischen deinen Teammitgliedern aufgeteilt werden, um zu verhindern, dass sich eine Person so überfordert fühlt, dass sie sich keine Auszeit mehr nehmen kann.
Erstelle einen Plan für die Urlaubsübergabe
Einer der Hauptgründe, warum Angestellte keinen Urlaub nehmen, ist, dass sie denken, dass sie zu viel Arbeit haben und es niemanden gibt, der ihre Arbeit erledigen kann.
Natürlich ist es egal, wie das Arbeitspensum deiner Angestellten aussieht, es wird wahrscheinlich einige Aufgaben geben, die während ihrer Abwesenheit noch erledigt werden müssen. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen und wer sie erledigen kann.
Bevor ein Mitarbeiter in den Urlaub fährt, ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben wirklich dringend sind, welche warten können und wer während der Abwesenheit dafür verantwortlich ist. Es ist zwar wichtig, dass dringende Aufgaben nicht vernachlässigt werden, aber es ist auch wichtig, dass eine Person, die Urlaub nimmt, nicht die Arbeitslast einer anderen Person erhöht.
Stelle sicher, dass du einen Prozess für die Urlaubsübergabe hast, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben vergessen werden, während jemand eine oder zwei Wochen weg ist. Wenn du im Voraus jemanden findest, der die Aufgaben übernehmen kann, bedeutet das, dass er in seinem eigenen Arbeitspensum Platz dafür schaffen kann, und die Mitarbeiter können sich im Urlaub entspannen, weil sie wissen, dass die wichtigsten Aufgaben erledigt werden.
Normalisieren Sie das Nehmen von Urlauben
Wir wissen, dass Urlaub die Produktivität von Teams verbessern kann. Aber manche Arbeitnehmer/innen zögern noch immer, sich freizunehmen, wenn sie nicht sehen, dass andere das tun. Sie könnten denken, dass ihr Arbeitgeber nicht will, dass sie Urlaub nehmen, oder dass es so aussehen könnte, als ob sie sich nicht für ihre Arbeit engagieren.
Deshalb ist es wichtig, dass dein Unternehmen die Botschaft vermittelt, dass Urlaub wichtig ist. Vorgesetzte und Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen und ihre PTO nehmen. Sie sollten auch regelmäßig mit ihren Mitarbeitern sprechen und sie ermutigen, ihr PTO-Guthaben voll auszuschöpfen.
Grenzen setzen
Natürlich nützt es nichts, wenn Vorgesetzte Urlaub nehmen, wenn sie während ihrer Abwesenheit noch E-Mails beantworten.
Auch hier solltest du mit gutem Beispiel vorangehen und Grenzen setzen, die zeigen, dass nicht erwartet wird, dass man im Urlaub noch arbeitet - und dass sich auch niemand mit den Mitarbeitern in Verbindung setzen wird, während sie weg sind.
Betone, dass die Beschäftigten im Urlaub weder ihre beruflichen E-Mails abrufen noch ihr Arbeitstelefon benutzen sollten. Außerdem sollten sie eine Abwesenheits-E-Mail einrichten, in der sie angeben, an wen sie sich bei dringenden Anfragen wenden können und wann sie für nicht dringende Anfragen zurück sind.
Regelmäßige Pausen ermutigen
Ein einziger Urlaub im Jahr reicht wahrscheinlich nicht aus, um ein Burnout zu vermeiden, wenn man sich bei der Arbeit überfordert fühlt. Es ist auch wichtig, während des Arbeitstages und der Woche regelmäßige Pausen einzulegen.
Inspiriere deine Mitarbeiter dazu, in der Mittagspause einen Spaziergang zu machen, indem du einen Gruppenausflug organisierst, biete Yogakurse und soziale Veranstaltungen nach der Arbeit an, um nach einem langen Tag abzuschalten, und ermutige deine Mitarbeiter generell, sich tagsüber von ihrem Schreibtisch zu entfernen.
Wie man Mitarbeiter dazu anregt, Urlaub zu nehmen
Selbst wenn all diese Maßnahmen getroffen werden, nehmen die Beschäftigten manchmal ihre PTO nicht in Anspruch. Dann ist vielleicht ein kleiner Anreiz nötig.
Einige Unternehmen haben sogar Prämien oder Belohnungen für die Beschäftigten eingeführt, die ihr PTO-Guthaben voll ausschöpfen, um sie zu motivieren, mehr Urlaub zu nehmen. Unternehmen wie Bamboo HR, die Folgendes anbieten Bezahlter Urlaub anbieten, berichten, dass ihre Mitarbeiter nicht nur erholter und produktiver an die Arbeit zurückkehren, sondern dass dies auch ein fantastisches Mittel zur Personalbeschaffung ist, da es potenziellen Mitarbeitern zeigt, dass das Unternehmen sich um seine Mitarbeiter kümmert.
Eine andere Möglichkeit ist, die Arbeitsstruktur zu ändern, um mehr freie Tage zu fördern. Du könntest zum Beispiel eine Vier-Tage-Woche oder eine Acht-Tage-Woche einführen, damit das ganze Unternehmen jede Woche oder alle zwei Wochen einen freien Tag hat.
Eine andere Möglichkeit ist die Einführung einer "Use it or lose it"-Politik. Anstatt ihre PTO-Tage auf das nächste Jahr übertragen zu lassen, verlieren sie alle verbleibenden Tage, wenn sie sie nicht vor Ende des Arbeitsjahres nutzen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder im Unternehmen eine angemessene Menge an Urlaubstagen nimmt - aber die Vorgesetzten sollten im Auge behalten, wie viele Tage jedes Teammitglied noch übrig hat, um sicherzustellen, dass nicht das ganze Team am Ende des Jahres in Panik seine restlichen Tage nimmt.
Ermutige zu mehr Urlaub und steigere die Produktivität des Teams
Hier bei Loop legen wir Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance. Und der Urlaub ist ein wichtiger Teil davon. Es kann manchmal schwierig sein, Mitarbeiter dazu zu bringen, ihren Urlaub zu nehmen, aber wenn du eine Kultur schaffst, die Urlaub und Auszeiten fördert, werden sich deine Mitarbeiter unterstützt fühlen, ihren Urlaub zu nehmen. Wenn du die Arbeitsbelastung im Auge behältst und Übergabepläne erstellst, verringert sich gleichzeitig der Stress, weil du denkst, dass du zu viel Arbeit hast, um Urlaub zu nehmen.
Außerdem fühlen sich deine Teammitglieder erholter, engagierter und sind produktiver, wenn sie wieder zur Arbeit kommen: eine Win-Win-Situation.
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